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Frais kilométriques des professions libérales : quelles sont vos obligations ?

Les indemnités kilométriques ou IK permettent à un salarié ou un administrateur d’une entreprise de se faire rémunérer les frais liés à ses besoins dans l’accomplissement de son activité professionnelle.

Quelles sont les conditions pour jouir des indemnités kilométriques ?

les-conditionsUn salarié ou un administrateur d’une entreprise peut bénéficier des indemnités kilométriques sous certaines conditions. D’abord, la voiture utilisée ne doit pas être enregistrée au nom de la société, sinon les frais y afférents sont déjà payés par l’entreprise et le travailleur ne peut plus demander une indemnisation. Puis, le travailleur doit justifier ses frais de transport en informant l’entreprise du lieu de déplacement, de la date, du nombre de kilomètres réalisés et du motif du déplacement. Bien sûr, si le travailleur utilise sa voiture personnelle, les indemnités kilométriques ne doivent concerner que les déplacements effectués dans le cadre professionnel, par exemple s’il se rend chez un client, s’il effectue une démarche commerciale ou s’il se rend dans un lieu en particulier pour une réunion d’affaires. Ainsi, il peut être remboursé selon le barème kilométrique annoncé chaque année. Pour comptabiliser facilement ses indemnités, l’utilisation d’un logiciel permet un calcul rapide et facile. L’IKmanager pour gérer vos indemnités kilométriques est par exemple une solution qu’il faudrait envisager.

Qu’en est-il des frais liés au trajet domicile-travail ?

qu-en-est-ilIl faut savoir qu’en général, le trajet domicile-travail n’est pas pris en compte en tant que frais professionnels. Néanmoins, d’après l’URSSAF, ce déplacement peut être considéré si le travailleur doit absolument prendre sa voiture personnelle pour aller travailler à cause de problèmes d’horaires qui ne lui permettent pas d’utiliser les transports en commun ou si ces derniers ne lui permettent pas de rejoindre son lieu de travail. Cependant, dans ce cas, le travailleur doit prouver que l’éloignement lui contraignant l’obligation d’utiliser son propre véhicule n’est pas lié à ses besoins personnels. Il doit également attester que, lors de ses déplacements, il ne transporte pas d’autres collègues qui, eux aussi, bénéficient des indemnités kilométriques. Si un travailleur doit aller à un rendez-vous professionnel et qu’il est obligé de se stationner dans un parking payant, il peut demander un remboursement en présentant une facture. Par contre, s’il se rend au bureau et qu’il est contraint de se stationner dans un parking payant, les frais ne seront pas remboursés par l’entreprise. Enfin, notons que les indemnités kilométriques peuvent être touchées par un salarié ou un administrateur d’une entreprise et non pas par un associé qui n’a pas de responsabilité officielle dans l’entreprise.

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